Waardering en selectie

Wat is waardering en selectie?

“Een overheidsorgaan brengt en bewaart de onder hem berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat en draagt alsmede zorg voor de selectie en vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden, volgens bij landsbesluit houdende algemene maatregelen te stellen regelen.”
 

Aldus luidt de tekst van artikel 3 van de Archieflandsverordening.
Voor een goede informatiehuishouding is het noodzakelijk dat het archief wordt “opgeschoond”, dat wil zeggen dat de vernietigbare stukken eruit geselecteerd worden en de meest waardevolle stukken worden bewaard. Dat komt de toegankelijkheid ten goede, het beschermt privacygegevens en uiteindelijk kunnen de belangrijke stukken worden overgedragen en openbaar gemaakt worden. Bij een goed beheer wordt tevens de levenscyclus van de stukken in acht genomen.
 

Een archief 'opschonen' gebeurt door middel van selectie. Bij de overheid is archiefselectie verplicht. Om te bepalen welk deel van het archief bewaard moet worden en welk deel vernietigd moet worden is een “waardering” vereist.
 

Hoe wordt bepaald wat vernietigd moet worden en wat overgedragen moet worden?
Wat wel of niet vernietigd wordt, moet worden verantwoord in lijsten. Het eerste concept heet een “selectielijst”. Het maken van een selectielijst is uiterst belangrijk voor een organisatie.
Op Curaçao zijn 2 methodes mogelijk. Het Archiefbesluit behandelt deze methodes in artikel 2 t/m 9.
Ten eerste is er een voorbeeldlijst met bewaartermijnen vastgesteld. Een organisatie kan deze lijst als lijdraad gebruiken en voor haar eigen organisatie een bewaartermijnenlijst opstellen die hiermee in overeenstemming is. Het is een tijdrovende methode omdat haast elk afzonderlijk stuk apart moet worden geselecteerd. (de voorbeeld selectielijst kunt u op deze siste downloaden, onder Archiefwetgeving Inleiding - bijlage bij het Archiefbesluit).
 

Bij de tweede methode wordt geselecteerd op basis van de taken of handelingen van de organisatie. Het archief wordt door een organisatie gegenereerd als gevolg van de taken die het uitvoert. Deze taken kunnen worden gewaardeerd; bij het aanmaken van een lijst voor blijvende bewaring en bij het toekennen van bewaartermijnen moet volgens het Archiefbesluit rekening worden gehouden met:

  • de taak van het overheidsorgaan;
  • de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
  • de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
  • het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor:
    - overheidsorganen
    - recht- of bewijszoekenden
    - historisch onderzoek.

Via een analyse van de taken (een institutioneel onderzoek) wordt een zogenaamde "handelingenlijst" opgesteld. Er wordt in kaart gebracht welke archiefstukken de "handelingen" opleveren. Daaraan wordt een bewaartermijn gekoppeld. De aldus opgestelde selectielijst is een eerste concept.
 

Wie bepaald wat vernietigd en overgedragen wordt?
Het eerste concept wordt opgesteld door (of namens) de organisatie zelf. De organisatie die het archief heeft gevormd is bij uitstek deskundig op het bedrijfsbelang van de stukken. Zij weten als geen ander welke taken zij dienen uit te voeren en hoe zij zich daarvoor moeten verantwoorden. In eerste instantie bepalen zij dus ook welke stukken uit hun organisatie overgedragen zullen worden en dus openbaar gemaakt moeten worden. De eerste lijst dient te worden geaccordeerd door de directie van de archiefvormende organisatie;
 

De lijst dient daarnaast te worden geaccordeerd door de Algemene Landsarchivaris, deskundig op het historisch belang van de stukken.

Indien deze de lijst accorderen krijgt de selectielijst een definitieve status en kan worden overgegaan tot overdracht of vernietiging. Selectie vindt plaats uit naam van de zorgdrager, de verantwoordelijke minister dient op de hoogte gebracht te worden dat de juiste procedures zijn gevolgd. Selectie bepaalt dus de bestemming van archiefbescheiden: ze worden ofwel vernietigd ofwel bewaard.
 

Overdracht
Bescheiden die zijn aangemerkt voor blijvende bewaring, moeten na twintig jaar worden overgebracht naar de openbare archiefbewaarplaats, dat is het depot van het Nationaal Archief. Een te bewaren dossier wordt overgebracht als het laatste stuk twintig jaar oud is. Daarnaast is ook vervroegde overbrenging of opschorting van overbrenging mogelijk.
Overdracht naar het Nationaal Archief dient geïnventariseerd plaats te vinden. Zie ook onder “Overbrenging en Openbaarheid”.


Vernietiging
Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat te vernietigen informatie die in de geaccordeerde selectielijst staat opgenomen ook daadwerkelijk wordt vernietigd en daarmee echt verdwijnt. Als een bewaartermijn is verstreken, moeten de bescheiden zo snel mogelijk worden vernietigd. Dat kan alleen aan de hand van de selectielijst. Van daadwerkelijke vernietiging dient een Proces Verbaal te worden opgemaakt. Overheidsbescheiden die niet in een selectielijst zijn opgenomen, mogen tot die tijd niet worden vernietigd. De overheid mag dus niet zomaar informatie laten verdwijnen. Er moet altijd een specificatie zijn van wat vernietigd is. Het Proces Verbaal van vernietiging moet worden bewaard door de archiefvormende organisatie zelf.

Bij vragen kunt u gerust contact opnemen met de afd. Inspectie en Acquisitie van het Nationaal Archief (T. 461 4866).