Taken en organisatie

Het Nationaal Archief heeft een belangrijke rol binnen de openbare informatievoorziening van het land. Het is het eindstation in de levenscyclus van de overheidsarchieven. Om de gehele landsorganisatie van dienst te kunnen zijn en de doorstroom van de archieven van alle diensten naar het Nationaal Archief te vergemakkelijken, heeft het Nationaal Archief heeft drie primaire taakvelden binnen de organisatie gevormd. Te onderscheiden zijn de input, processing en output van de openbare informatievoorziening.

 

  • De input wordt verzorgd door de Afdeling Inspectie en Acquisitie. Zij zorgt ervoor dat nieuwe archieven in een vroeg stadium in goede en geordende staat aan het Nationaal Archief kunnen worden overgedragen.
  • De processing wordt verricht door de Afdeling Archiefbeheer & Dienstverlening. Deze afdeling zorgt voor de bewerking die nodig is om de archieven aan het publiek ter beschikking te stellen (o.a. restauratie, inventarisatie, digitalisering, conversie).
  • De output komt voor de verantwoording van de Afdeling Archiefbeheer & Dienstverlening alsmede de afdeling Educatie. Deze afdelingen zorgen ervoor dat de archieven in onze studiezalen kosteloos aan het publiek ter beschikking worden gesteld. Kortom: daadwerkelijk openbaar worden gemaakt. De directe klantencontacten worden door deze afdelingen afgehandeld, alsmede telefonische, schriftelijke en elektronische verzoeken om informatie. Het actief promoten van de Antilliaanse geschiedenis, bijvoorbeeld door middel van tentoonstellingen, lezingen, cursussen en forums, is een taak van de afdeling Educatie.

Deze drie primaire taken worden ondersteund door een Afdeling Personeels- en Algemene Zaken, een secretaresse en een beleidsadviseur. Zij oefenen de zogenaamde secundaire- of ondersteunende taken uit. Het Nationaal Archief stelt Meerjarenbeleidsplannen, alsmede Jaarplannen vast. Elk jaar worden de taken verantwoord in een Jaarverslag. Met betrekking tot het toezicht op het beheer van de overheidsinformatie wordt jaarlijks een Inspectierapport opgesteld.


1. Input: Inspectie & Acquisitie

De primaire bedrijfsprocessen van het Nationaal Archief beginnen met het verwerven van de archieven (digitaal of papier) die bij de verschillende landsdiensten liggen opgeslagen. Indien deze archieven een ouderdom van 20 jaar hebben dienen ze van rechtswege te worden overgedragen naar de landsarchiefbewaarplaats. Alleen die archieven die niet voor vernietiging in aanmerking komen kunnen worden overgedragen (ca. 10%). De rest moet worden vernietigd. De selectie die hiervoor nodig is, is een onderdeel van het reguliere archiefbeheer van de landsdiensten zelf. De Algemene Landsarchivaris dient op dit archiefbeheer toezicht uit te oefenen. Bij de inspecties wordt m.n. gelet op het selectiebeleid van de diensten. De algemene toegankelijkheid en uniformiteit in beheer van de overheidsinformatie wordt met deze inspecties afgedwongen. Uiteindelijk is het een instrument ter verbetering van de kwaliteit en openbaarheid van de Landsadministratie. De inspecties zijn sinds 1996 gestart en de gegevens worden tevens gebruikt om beleidsprioriteiten vast te stellen. Zo wordt op grond van de inspectiegegevens een plan van aanpak voor het projectmatig selecteren van de overheidsarchieven opgesteld en kon de ruimtebehoefte voor de bouw van het nieuwe depot op deze gegevens worden gestoeld.

De Afdeling Inspectie geeft gevraagd en ongevraagd advies en draagt bij met het beoordelen van de vernietigingslijsten als onderdeel van het wettelijk verplichte driehoeksoverleg. Deze werkzaamheden faciliteren de bepalingen van de Landsverordening openbaarheid van bestuur (binnen 3 weken een verzoek om informatie beantwoorden).


Naast de overheidsarchieven die van rechtswege naar het Nationaal Archief moeten worden overgedragen, worden tevens particuliere archieven geworven. Het Nationaal Archief dient deze archieven zelf pro-actief te werven. Hiervoor is een acquisitieprofiel opgesteld. Particuliere archieven die aanvullend zijn op de overheidsarchieven, worden - indien mogelijk - geacquireerd. Zo zijn de kerkelijke archieven, archieven van personen en enkele bedrijfsarchieven (Maduro & Curiel’s Bank, Spritzer & Fuhrmann, fotocollectie Fischer) aan de historische collectie toegevoegd.


Enkele belangrijke acquisities van de afgelopen jaren:

  • Het archief van het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen (1951-2010)
  • Het Rapportenarchief van het Departement van Ontwikkelingssamenwerking (1911) 1962-2010
  • Het archief van de Projectorganisatie Ontmanteling Nederlandse Antillen (2007-2010)
  • Het archief van het Bureau Constitutionele Zaken (1994-2010)
  • Het archief van Bureau Overheidsinnovaties (BOI) (1994-2010)


2. Processing: Archiefbeheer

Archieven die in de algemene landsarchiefbewaarplaats (Nationaal Archief) terecht zijn gekomen, doorlopen een aantal belangrijke processen. De afdeling Archiefbeheer is hiervoor verantwoordelijk. Deze afdeling heeft tot taak de archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te behouden. Hiervoor zijn een aantal processen te onderscheiden:

  • (Selectie &) Inventarisatie;
  • Restauratie & Binderij;
  • Foto / Repro;
  • Topografisch Historische Atlas & Audiovisueel;
  • Depotbeheer.

 

(Selectie &) Inventarisatie
In principe mogen alleen geselecteerde bestanden aan het Nationaal Archief in beheer worden overgedragen. Selectie is de beheerstaak van de archiefvormende instantie. Bij het Nationaal Archief kunnen de overgedragen archieven verder toegankelijk worden gemaakt.
Als voorbeeld gelden de aktes van de Burgerlijke Stand: Het Nationaal Archief heeft deze in een meerjarenproject met hulp van vrijwilligers geïndexeerd en op Internet toegankelijk gemaakt. Momenteel zijn 112.032 geboorteaktes, 24.339 Huwelijksaktes en 129.499 Overlijdensaktes via www.wiewaswie.nl te raadplegen.
 

Het Nationaal Archief is bezig alle inventarissen om te zetten in het programma "Access to Memory" (AtoM). Dit is een webbased-programma, waardoor u het via Internet zult kunnen raadplegen. De eerste inventarissen zullen in 2015 naar Internet worden geupload. Als eerste komen aan bod het Koloniaal Archief en enkele belangrijke overheidsarchieven, waaronder ook het archief Kabinet van de Gouverneur NA. AtoM is een Open Source programma dat is ontwikkeld onder auspicien van de International Council on Archives door het Canadese bedrijf Artefactual. Docentes van zowel Artefactual als van de Hogeschool van Amsterdam hebben aan medewerkers van het Nationaal Archief Curacao, op Curacao cursussen gegeven. Het project wordt mede met behulp van vrijwilligers uitgevoerd.

Restauratie en Binderij
Deze sectie is ervoor verantwoordelijk om het erfgoed in een goede staat te bewaren of in een goede staat te herstellen. Het belangrijkste deel van het werk komt neer op preventief conserveren. De stukken moeten in optimale en constante condities gehouden worden. De afdeling bewaakt de klimaatbeheersing, luchtvochtigheid, UV-gevoeligheid en de materiële condities waarin de documenten worden bewaakt. Niet onbelangrijk is ook de bewustwording hoe om te gaan met de stukken zodat schade door veelvuldig gebruik en raadpleging tot een minimum beperkt kan worden. Elke tijd heeft zijn eigen specifieke bewaar- en restauratietechniek. Van de oudste papieren of perkamenten documenten tot de meest moderne digitale documenten; ze vereisen een veelheid aan technieken om ze voor toekomstige generaties leesbaar te houden. Hieronder vallen ook conversie en migratie van (digitale) documenten.
 

Foto / Repro
Deze sectie verzorgt de aanvraag van fotografische of digitale reproducties. Ze legt tevens de kenmerkende veranderingen in de Antilliaanse samenleving fotografisch vast en helpt bij de tentoonstellingen, publicaties en presentaties. Microfilmen of digitaliseren van kranten en archiefbescheiden is tevens een taak van deze sectie.
 

Topografisch Historische Atlas & Audiovisueel
Deze sectie heeft als doel het verzamelen, deskundig beheren, conserveren, ontsluiten en beschikbaarstellen van het beeldmateriaal dat betrekking heeft op Curaçao. De uitgebreide collectie foto’s en negatieven, kaarten, tekeningen, schetsen, ansichten, geluids- en beeldopnamen wordt uitgebouwd door middel van acquisities, schenkingen, inbewaringgevingen, het reproduceren, produceren en aankopen. Deze bronnen worden in een aparte studiezaal aan het publiek ter beschikking gesteld en in een aparte (extra gekoelde) kluis bewaard.
 

Depotbeheer
Deze sectie zorgt voor de logistiek tussen de studiezalen en de archiefbewaarplaats. Daarmee vormt zij een belangrijk onderdeel in de vlotte dienstverlening aan de klanten. De vragen van de klanten worden door de informatiebegeleiders naar inventarisnummers vertaald, die op hun beurt weer snel naar de klanten moeten worden gebracht. De sectie zorgt voor een goede logistiek in het depot. Ze zorgt ervoor dat pas verworven archieven eerst in quarantaine gaan.


3. Output: Dienstverlening & Educatie

Het nationaal geheugen heeft pas nut als het toegankelijk en geraadpleegd kan worden. Na alle bedrijfsprocessen die de afdelingen Inspectie & Acquisitie en Archiefbeheer verzorgen volgt de output: de historische informatievoorziening aan het publiek. Het Nationaal Archief garandeert het publiek kosteloze inzage in de originele stukken. Archiefstukken die bij het Nationaal Archief zijn ondergebracht zijn in principe volledig openbaar, ze staan vrij ter beschikking van het publiek.
Voor onze klanten zijn daarvoor een aantal studiezalen ingericht: één voor algemeen historisch onderzoek, één voor genealogisch onderzoek (stamboomonderzoek), er is een studiezaal voor het raadplegen van audiovisueel materiaal en een aparte ruimte voor het raadplegen van de microfilms.
De afdeling Dienstverlening zorgt er niet alleen voor dat de klanten geholpen worden, ze gaat ook actief op zoek naar nieuwe klanten. Dit gebeurt door actieve promotie, lezingen, publicaties, cursussen, open dagen, workshops, tentoonstellingen en rondleidingen.