Infobeheer en Toezicht

Wat is archiefinspectie en wat betekent het voor u?

Kort gezegd is archiefinspectie het toezicht op het beheer van informatie en archief van de overheid. Dat toezicht is geregeld in de Archieflandsverordening 2007 (P.B. 2008 no. 7) artikel 3 en wordt dus uitgeoefend door de afdeling inspectie van het Nationaal Archief.
 

Voor een goed begrip is het nodig om de term ‘archief’ nader toe te lichten. Archief oftewel werkprocesgebonden informatie, vormt het geheugen van uw organisatie. Overheidsinstellingen produceren informatie, op papier en digitaal, bij het uitvoeren van hun taken en gebruiken deze weer voor uiteenlopende doeleinden, als ondersteuning bij het werk, als bewijs en ter verantwoording van hun handelen ten overstaan van burgers en bestuur. De kwaliteit van deze “werkprocesgebonden” informatie is van grote invloed op de prestaties van de overheid, voor bestuur en burgers. Het is een voorwaarde voor transparantie, burgerparticipatie, rekenschap en verantwoording, doelmatigheid en – op langere termijn – cultuurhistorisch erfgoed.
 

Toezicht op informatie- en archiefbeheer is geen vrijblijvende zaak. Naast de voorschriften van de Archieflandsverordening en het Archiefbesluit brengen wetten als de Landsverordening Openbaarheid Bestuur, Beschikking digitaal Beheer, verplichtingen met zich mee ten aanzien van het informatie- en archiefbeheer. Naast deze wettelijke kant, is een archiefinspectie ook bedoeld om een bijdrage aan de ontwikkeling van uw organisatie te leveren. Een inspectie biedt u, net als een accountantsonderzoek op het gebied van financieel beheer of een audit op het gebied van de bedrijfsvoering, duidelijkheid over de kwaliteit van het informatiebeheer in uw organisatie, de knelpunten en de risico’s en aanbevelingen voor mogelijke oplossingsrichtingen.


Welke vorm heeft het toezicht

Het Nationaal Archief hanteert verschillende vormen van toezicht, ieder met een eigen doelgroep en aanpak. Daarbij wordt verslag uitgebracht aan de verantwoordelijke beheerder en, wanneer de inspectie dit nodig acht, aan de zorgdrager: de betrokken minister.
 

Kwaliteitsinspectie

De kwaliteitsinspectie dient om het management van een organisatie inzicht te bieden in het functioneren van het informatie- en archiefbeheer, sterke- en zwakke punten te signaleren, risico’s aan te geven en aanbevelingen voor kwaliteitsverbetering te bieden. Daarbij worden alle aspecten van informatie- en archiefbeheer in samenhang geanalyseerd en geldt een drieledig kwaliteitscriterium: meerwaarde voor de werkprocessen, rechtmatig beheer op grond van de wet- en regelgeving en tenslotte doelmatig beheer.

 

 

Thema-inspectie

Het Nationaal Archief kan ook thema-inspecties uitvoeren. Dat wil zeggen dat inspecties rond een bepaald thema gehouden wordt.
Dat kan bij voorbeeld de toestand van archiefruimtes of de kwaliteit van personeel betreffen.

 

Incidentele inspectie

Bepaalde situaties, zoals de ingebruikname van een archiefruimte, de invoering van een nieuw informatiesysteem, of een calamiteit, zoals een overstroming, kunnen aanleiding zijn voor een incidentele inspectie.

 


Hoe werkt het op het Nationaal Archief?

De archiefinspectie ziet haar rol vooral in het borgen van de kwaliteit van informatie- en archiefbeheer. Als toetsingskader gebruikt zij de archiefwet- en regelgeving, neergelegd in de Archieflandsverordening 2007.(P.B. 2008 no. 7).
Deskundig, met overtuiging, maar ook betrokken en realistisch. Met een scherp oog voor de doelstellingen van de overheidsinstellingen als geheel.

Nationaal Archief
Scharlooweg 77-79
Tel. 461-4866  -  Fax 4616794