Overdracht en Openbaarheid

Artikel 17 en 18 van de Archieflandsverordening regelen de overbrenging van archiefstukken naar het Nationaal Archief. Van belang hierbij is dat:

  1. de archieven van alle overheidsinstellingen na 20 jaar overgebracht moeten worden;
  2. alleen de niet-vernietigbare stukken overgebracht kunnen worden.

Het laatste betekent dat de stukken eerst geselecteerd moeten worden. De vernietigbare stukken moeten eruit gehaald zijn.


Overdracht geschiedt op last van de zorgdrager. Dat wil zeggen dat de verantwoordelijke minister ervan op de hoogte gesteld moet worden.
Het is mogelijk om stukken jonger dan 20 jaar alvast over te brengen naar het Nationaal Archief. Daarvoor moet eerst overleg met de Algemene Landsarchivaris gepleegd worden. Ook kan het voorkomen dat stukken ouder dan 20 jaar nog regelmatig geraadpleegd worden en er uitstel van overbrenging aangevraagd kan worden. Opschorting kan alleen op last van de verantwoordelijke minister en hooguit voor een periode van 10 jaar geschieden.

Zodra de archieven overgedragen zijn, staan ze onder beheer van de Algemene Landsarchivaris. De overdracht is een zogenaamde beheersoverdracht. De beheerder van de archieven en de beheerder van het Nationaal Archief (Algemene Landsarchivaris) tekenen de akte van overdracht. In de akte worden tevens de bepalingen opgenomen welke stukken (voorlopig) nog niet openbaar gemaakt moeten worden. In principe zijn de stukken, zodra ze zijn overgedragen openbaar. De openbaarheidstermijn in ons land is dus 20 jaar.


Eventuele openbaarheidsbeperkingen komen na 70 jaar te vervallen.

 

Overdracht. 24-3-2011: Ondertekening Akte van Beheersoverdracht van het Archief Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen, 1991-2010. Het Nationaal Archief heeft hiermee een belangwekkend beleidsarchief voor historisch onderzoek beschikbaar voor de gehele periode van de Nederlandse Antillen (1951-2010). Het Nationaal Archief moet van rechtswege in principe van alle overheidsdiensten de historische archieven overgedragen krijgen. In 2011 hebben 3 diensten dat gedaan, na overleg met de afdeling Inspectie en Acquisitie.
Foto's